Cách hiểu độ dài ca làm
Các nhóm dưới đây mô tả độ dài của chính ca làm, không nói gì về tính hợp pháp của nó. Giới hạn giờ làm, thời gian nghỉ bắt buộc và ngưỡng làm thêm giờ khác nhau theo quốc gia, tiểu bang và hợp đồng, và công cụ này không áp dụng bất kỳ điều nào trong số đó.
| Giờ thập phân | Nhóm | Điều đó nghĩa là gì |
|---|---|---|
| Dưới 7,00 | Ca ngắn | Ngắn hơn một ngày làm việc trọn vẹn thông thường |
| 7,00 – 8,50 | Ca thông thường | Một ngày làm việc trọn vẹn quen thuộc |
| 8,51 – 12,00 | Ca dài | Dài hơn ngày làm thông thường; có thể áp dụng quy định làm thêm giờ |
| Trên 12,00 | Ca kéo dài | Đủ dài để các quy định về nghỉ ngơi thường được áp dụng |
- Điều 29 CFR 785.48(b) chỉ cho phép làm tròn khi qua thời gian nó không dẫn tới việc trả thiếu cho toàn bộ thời gian đã làm. Cách làm tròn luôn nghiêng về phía người sử dụng lao động thì không đáp ứng điều kiện này.
- Công cụ này tính một ca làm. Theo FLSA, làm thêm giờ được tính trên số giờ của tuần làm việc chứ không phải của một ngày riêng lẻ.
Công cụ này đo cái gì
Nó đo khoảng thời gian giữa hai lần chấm công sau khi trừ giờ giải lao không lương, rồi diễn đạt theo hai cách. Giờ và phút dùng để mô tả ca làm; còn giờ thập phân mới là thứ bộ phận tính lương nhân với đơn giá. Tám giờ mười lăm phút là 8,25 giờ thập phân chứ không phải 8,15 — nhầm lẫn này là lỗi phổ biến nhất trong bảng chấm công và cái giá phải trả là tiền thật.
Nếu giờ kết thúc sớm hơn hoặc bằng giờ bắt đầu, hệ thống hiểu đó là ca vắt qua nửa đêm, nên từ 22:00 đến 06:00 sẽ ra tám giờ chứ không báo lỗi. Đây là lựa chọn có chủ ý: ca đêm là chuyện bình thường, không phải dữ liệu nhập sai.
Làm tròn chấm công bắt nguồn từ Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng của Mỹ. Điều 29 CFR 785.48(b) cho phép ghi nhận giờ bắt đầu và kết thúc làm việc theo mốc 5 phút, một phần mười giờ hoặc một phần tư giờ, nhưng chỉ khi cách làm đó qua thời gian không dẫn tới việc trả thiếu cho toàn bộ thời gian đã làm. Ở đây, việc làm tròn được áp lên các mốc chấm công đúng như quy định mô tả, rồi mới trừ giờ giải lao.
Cách dùng công cụ
- Nhập giờ bắt đầu ca theo định dạng 24 giờ, ví dụ 09:00 hoặc 22:30.
- Nhập giờ kết thúc ca theo cách tương tự. Nếu sớm hơn giờ bắt đầu, ca sẽ được tính là vắt qua nửa đêm.
- Nhập giờ giải lao không lương tính bằng phút. Đừng nhập giải lao có lương vào đây — đó là thời gian làm việc.
- Chọn mức làm tròn nếu nơi bạn làm có làm tròn chấm công; nếu không, cứ để giờ chính xác.
- Nếu muốn, hãy nhập đơn giá theo giờ để xem tiền công của ca trước thuế và các khoản khấu trừ khác.
Công thức
Cả hai mốc giờ được đổi thành số phút tính từ nửa đêm. Nếu giờ kết thúc sớm hơn hoặc bằng giờ bắt đầu thì cộng thêm 24 giờ. Sau đó trừ giờ giải lao không lương khỏi khoảng thời gian, rồi chia cho 60 để ra giờ thập phân.
Khi chọn làm tròn, mỗi mốc chấm công được đưa về bội số gần nhất của bước làm tròn trước, rồi mới trừ. Ở mốc một phần tư giờ, điều này tái hiện đúng 'quy tắc bảy phút' quen thuộc: từ 1 đến 7 phút sau mốc thì làm tròn xuống, từ 8 đến 14 phút thì làm tròn lên.
Những lỗi thường gặp
- Đọc 8,15 giờ thập phân thành tám giờ mười lăm phút. Thực ra đó là tám giờ chín phút; mười lăm phút là 0,25 giờ.
- Trừ giờ giải lao có lương. Chỉ giải lao không lương mới làm giảm thời gian làm việc.
- Nhập ca đêm thành khoảng thời gian âm thay vì để giờ kết thúc vắt qua nửa đêm.
- Áp dụng làm tròn lên độ dài ca thay vì lên các mốc chấm công: ở ranh giới, hai cách cho kết quả khác nhau.
- Cho rằng làm tròn lúc nào cũng được phép. Đó là quan điểm liên bang Mỹ kèm điều kiện, và nhiều tiểu bang cùng nhiều quốc gia khác không cho phép.
Câu hỏi thường gặp
Đổi phút sang giờ thập phân thế nào?
Chia số phút cho 60. Mười lăm phút là 15/60 = 0,25 giờ, hai mươi phút là 0,333 giờ, bốn mươi lăm phút là 0,75 giờ. Bộ phận tính lương nhân số thập phân với đơn giá, nên tám giờ mười lăm phút được ghi là 8,25 chứ không bao giờ là 8.15.
Ca vắt qua nửa đêm được xử lý ra sao?
Nếu giờ kết thúc sớm hơn hoặc bằng giờ bắt đầu, hệ thống cộng thêm 24 giờ. Vì thế ca từ 22:00 đến 06:00 cho ra tám giờ. Đây được coi là hình thức bình thường của công việc ban đêm, không phải lỗi nhập liệu.
Quy tắc bảy phút là gì?
Đó là hệ quả thực tế của việc làm tròn chấm công tới một phần tư giờ gần nhất theo 29 CFR 785.48(b). Từ 1 đến 7 phút sau mốc một phần tư giờ thì làm tròn xuống, từ 8 đến 14 phút thì làm tròn lên. Quy định chỉ cho phép cách làm này khi qua thời gian nó không dẫn tới việc trả thiếu cho toàn bộ thời gian đã làm.
Tôi có nên trừ giờ nghỉ ăn không?
Chỉ trừ nếu đó là giờ nghỉ không lương. Theo quy định của Mỹ, một bữa nghỉ ăn trọn vẹn thường không được tính là thời gian làm việc, còn những lần nghỉ giải lao ngắn thì thường được tính. Quy định khác nhau theo thẩm quyền pháp lý và hợp đồng, nên hãy kiểm tra quy định của bạn trước khi dựa vào khoản trừ này.
Công cụ này có tính tiền làm thêm giờ không?
Không. Nó trả về độ dài của một ca làm và, nếu bạn muốn, tiền công theo một đơn giá giờ cố định. Theo FLSA, làm thêm giờ được tính trên số giờ của tuần làm việc chứ không phải theo ngày, và mức phụ cấp khác nhau theo thẩm quyền pháp lý và hợp đồng, nên ở đây không áp dụng mức nào cả.
Tài liệu tham khảo
- US Department of Labor. 29 CFR 785.48 — Use of time clocks. Recording starting and stopping time to the nearest 5 minutes, or to the nearest one-tenth or quarter of an hour, is accepted provided it does not, over a period of time, result in failure to compensate employees properly for all the time they have actually worked.
- US Department of Labor, Wage and Hour Division. Fact Sheet #22: Hours Worked Under the Fair Labor Standards Act (FLSA). dol.gov.
- US Department of Labor. 29 CFR Part 785 — Hours Worked. ecfr.gov.
- International Organization for Standardization. ISO 8601-1:2019, Date and time — Representations for information interchange.